はじめまして。フリーランスWebデザイナー4年目のyukiと申します。
現在、業務委託契約4社やディレクターさんとお仕事をしているのですが、仕事の連絡を99%をChatworkで行っています。
対面でお話しする機会がないからこそ、仕事で連絡をする際のコミュニケーションに気をつけていることがありますのでご紹介していきたいと思います！
仕事を受託する返信は「承知しました」
まず手始めに言葉の使い方です。
業務委託先の方とチャットで仕事の依頼を受けるのですが、その際に受諾する言葉は「承知しました」を使っています。
よく、「了解です」と使われる方もいますが、こちらは同僚や部下など親しい間柄で使う言葉です。
目上の人に対しては「承知しました」「かしこまりました」を使います。
これが使えるだけでも丁寧な人だなと言う印象を受けると思います。
フィードバッグ後のデザイン提出は修正箇所を記載する
初稿でバナーやLPなどの制作物を提出し、フィードバックを受けたあとに修正したデザインをもう一度送ることがあります。
その際に「修正しました。ご確認お願いします。」と言うだけでは、
制作物の前後を相手に確認させてしまうことになります。例えば、AとBなら
【A】
先ほどのフィードバック部分修正しましたのでご確認お願いします。
（画像添付）
【B】
修正しましたのでご確認お願いします。
◼︎共通CTA
「無料相談・無料シミュレーション」にテキスト統一
◼︎実績
4,000社→5,000社に変更
◼︎アバウトセクション
写真差し替え
◼︎FAQ
2箇所変更
（画像添付）
Bの方が丁寧ですし、きちんと修正したんだなということが伝わります。
修正依頼した側もお願いした点が対応されているかをテキストと画像を見比べることができますし、
修正している側も修正点の取りこぼしがないかを最終確認することができます。
修正した部分は両者の認識があるので箇条書きだけでも十分に伝わります。
両者にとってもメリットだらけなので修正事項記載はマストです。
納品は夜間・土日にしない
納品相手が業務委託先である場合、納品する際には夜間・土日は避けています。
こちらはフリーランスですが、相手は会社なので会社の就業時間に合わせるという感覚は大切です。
例えば金曜日の夜にデータが完成。すぐに納品できる状態でも、データは週明けに送ります。
もし金曜日の夜に納品データが送られてきて、確認の対応が週明けになる場合、
メッセージも既読してしまった場合、相手にタスク管理する手間が発生します。
個人差もありますが、メッセージが入るとすぐに見る人も多いかなと思います。
Chatworkはスマホアプリにも対応しており、通知が来ると緊急なことかもしれないと思い既読する人も多いのではないでしょうか。
その際に週明けの失念防止にリマインダーに「○○納品確認」とメモを残し、日にち、時間の通知をつけて登録して…など地味な事務が発生します。
このちょっとした一手間も私は面倒だと思うので、相手の仕事を増やさないように納品などのタイミングには気をつけています。
また、あらかじめ「納品が週明けになりそうだな」と思う場合には事前に「週明けの午前中に納品します」などのメッセージを送ると
相手も仕事のスケジュールを組みやすくなると思いますので連絡しています。
しかし、例外として
◼︎相手がフリーランス
◼︎納期が迫っている・急を要する対応
は、対象外です。
副業などされているフリーランスさんは土日に仕事をしたいという方もいらっしゃるので夜間・土日問わず納品します。
また、当たり前ですが納期が迫っていたり納期が当日の場合は信用を損なってしまうので夜間であっても必ず納品します。
納品方法は「zipファイル」または「ギガファイル便」
納品の方法についてです。
Chatworkでもzipファイルを送ることができます。
しかし、場合によっては無料で使えるギガファイル便を使うこともあります。
この使い分けは、
「メッセージの相手が実務担当なのか」です。
例えば、LP制作でデザイン納品をする場合
送り先：ディレクターさん→ギガファイル便
送り先：コーダーさん→zipファイル
と分けています。
もし、ディレクターさんにzipファイルを送っても、ディレクターさんは一旦パソコンにダウンロードし、コーダーさんにzipファイルを載せて送る必要が出てきます。
この場合、ディレクターさんの手間とパソコンの容量を使ってしまうことになります。
そのため、ディレクターさんや実務担当しない方にはギガファイル便で送ります。
そうするとディレクターさんはURLを転送するだけで済みますので手間も減りますね。
逆にコーダーさんに送る際には直接ダウンロードできるzipファイルで送ります。
ただ、Chatworkでもデータの容量に限りもありますし、コーダーさんに納品する場合でも容量が重たい場合はギガファイル便で送りますので臨機応変に対応しています。
スクリーンショットは「貼り付け」または「Gyazo」
デザイン制作をしていると方向性に間違いがないか、制作途中で確認をしてもらう時があります。
正式な納品ではないため、よくスクリーンショットを使うのですが、
場合によってはGyazoというアプリでスクショをURLで載せています。
こちらも
「確認する相手がメッセージ相手なのか第三者なのか」で分けています。
例えばバナー制作で途中経過を確認してもらう時に
メッセージ相手：広告担当
依頼者：広告担当
確認者：クライアント様
広告担当者へメッセージにスクリーンショットを載せても、広告担当者は「画像をパソコンにダウンロードして、クライアントへのメッセージに画像を載せる」という作業が発生します。
これでは仕事の手間になってしまうので、確認者が第三者の場合はスクショをURLにします。
Gyazoといアプリをダウンロードすると、パソコンの上のバーにアイコンが表示されます。
「静止画の撮影」を押してスクリーンショット範囲を選択するとURLが作成できますのでそれをメッセージに貼り付けます。
すると、広告担当者さんがURLをコピーしてクライアント様にスムーズにメッセージを送ることができます。
自分が面倒だと思うことはさせない
私が心がけているクライアントワーク術5つご紹介しました。
結構自分自身がめんどくさがり屋で効率化重視なところもあるため、
一緒に仕事をする方々にも気持ちよく仕事をして欲しいなという思いから行っています。
私もまだまだ至らぬ点があると思いますので、これからもみなさまが気持ちよく仕事ができるよう日々精進してまいりたいと思います！
お仕事のご相談などお気軽にご連絡くださいませ
